OPINIÓ

Laura Toledo i Queralt Campàs

Promotores territorials del MCECC

09.09.19
Consells per fer una bona reunió

Temps de lectura: 3 minuts

Si alguna cosa fa un monitor/a o cap d’agrupament és fer reunions. De fet, la frase: “No puc, tinc esplai” o “No puc, tinc cau” no es deu a que hi hagi cada dia activitat amb els infants, sinó per la pila de reunions setmanals necessàries per a fer que un projecte educatiu com el d’un centre d’esplai o d’un agrupament, entre d’altres, tiri endavant. Reunions per a preparar les activitats del dissabte, per a treballar amb altres esplais o caus del nostre territori, reunions amb les famílies o institucions públiques, reunions per comissions o projectes concrets, reunions per a preparar les colònies i els casals d’estiu, etc. Quantes hores dipositades! Imagineu-vos si no estan ben gestionades i la preparació es fa eterna... En aquest Manual us presentem les claus per a planificar i realitzar reunions efectives, útils i participatives. 

 

Què és i per a què serveix una reunió?

Una reunió és un acte o un procés en el qual un grup de persones s’uneixen amb un propòsit comú. Anys enrere era necessari que tots els assistents coincidissin en l’espai i en el temps físicament però actualment les noves tecnologies ens han permès fer-ho a llargues distàncies uns dels altres mitjançant les videoconferències o videotrucades. En una reunió es convoquen dues o més persones, aquestes intercanvien informació a través de la interacció verbal i no verbal per arribar a l’assoliment d’una fita comuna. 

Hi ha reunions de feina, reunions familiars, reunions de la comunitat de veïns, reunions d’associacions i entitats, reunions de govern, fòrums... En aquest text parlarem de les reunions a l’esplai o agrupament escolta.   

Segons el tipus de propòsit, classifiquem les reunions en 3 categories diferents: 

• Informativa → Serveix per presentar o rebre una sèrie d’informacions o indicacions concretes sobre una activitat o esdeveniment. Acostuma a estar preparada per la persona o grup de persones que transmeten les comunicacions habitualment dins l’organització. Per exemple, una reunió amb famílies. 

• Decisiva → Serveix per arribar a acords i prendre decisions sobre un aspecte concret. Segons el mètode de decisió (democràtica, de consens…) pot tenir unes regles o unes altres que influiran en la preparació i en la durada. La resolució d’una problemàtica greu, l’estructuració del nou equip de monitors i monitores, la confecció dels objectius trimestrals de centre o de grup, en serien exemples. 

• Constructiva → Té l’objectiu tant de crear i planificar accions o projectes com de realitzar l’avaluació d’un esdeveniment. De fet, l’objectiu d’una reunió avaluativa és obtenir propostes de millora per al futur gràcies a la col·laboració i la participació de tots els membres assistents. Una reunió de grup o de comissió, la reunió d’avaluació de les colònies, o de preparació de la festa final de curs, són bons exemples. 

Segons la tipologia de reunió, aquesta tindrà una preparació o una altra i dependrà tant de les persones que l’organitzen com dels assistents. Cal dir que hi ha reunions que es podrien incloure en les 3 tipologies ja que en la seva realització es transmeten informacions, s’intercanvien punts de vista i es prenen decisions. 

 

Com es prepara una reunió?

Que la reunió hagi estat planificada és clau perquè tingui èxit i per això hem de tenir molt clar qui ho prepara i amb quanta antelació cal fer-ho. Un cop s’han decidit aquests dos elements podem continuar amb els següents: 

- Tenir clar els objectius de la reunió.

Que tots els assistents comprenguin i acceptin els motius de la reunió serà útil per focalitzar la trobada i fer-la més eficient. 

- Concretar els temes a parlar o punts en l’ordre del dia.

Per a fer-ho cal fer un brainstorming d’allò que es vol tractar, marcar les prioritats segons la importància i la urgència (alta, mitjana o baixa), i entreçar-ho tenint en compte els tempos, les pauses i les càrregues emocionals que poden suscitar punts determinats de la reunió. 

- Pactar pauses o parades tècniques.

En cas que la reunió sigui molt llarga, o bé que estiguem durant tot un cap de setmana preparant i planificant, s’hauran de fixar pauses.

* Programades: Cada X temps, variable segons el tipus de reunió, fer una parada de 10-20 minuts pot ajudar a relaxar-se i destensar-se. L’assistent agafarà aire i li resultarà més fàcil tornar-se a concentrar. Poden ser pauses lliures o amb un espai programat (un joc, una dinàmica, un canvi d’espai...)

* No programades: En cas que se’ns hagi allargat més del compte un punt, o bé que estiguem estancats/des, fer una pausa serà positiu per a tothom. En aquest cas, una pausa lliure ajudarà a calmar l’ambient si hi ha una tensió emocional, fer canvis de perspectives en fred o fins i tot, replantejar el punt que s’estava discutint.

És molt important que les pauses tinguin un “punt de tornada”. Abans de començar la pausa cal que diguem a quina hora ens tornarem a reunir. 

- Identificar les persones que han de participar i difondre la convocatòria.

S’ha d’enviar l’ordre del dia per tal que els assistents tinguin l’oportunitat de preparar-se individualment els punts a tractar, d’aquesta forma es proposen idees argumentades, reflexionades i afavoreix la crítica constructiva, en comptes de destructiva. Actualment, l’eina més adequada per a fer convocatòries de reunions és el correu electrònic, tot i que les idees que ofereixen les xarxes socials han multiplicat el ventall d’opcions (grup de Whatsap o Facebook, enviament d’un Save the date, vídeo de Youtube...) 

- Escollir el lloc, la duració, la data i l’hora més adequades pel seu desenvolupament d’acord amb les circumstàncies dels membres, la urgència de la reunió, i el temps d’antelació a la realització de l’esdeveniment. No és el mateix fer una reunió amb les famílies, que preparar una activitat de dissabte, o fer una reunió per a preparar una activitat entre esplais o agrupaments del mateix territori, que trobar-se amb una entitat pública per parlar de les festes del barri.   

- Planificar el contingut i materials. Els responsables també hauran de tenir en compte els suports i els materials necessaris, la introducció a la reunió, la presentació dels punts a tractar, la metodologia que s’usarà per a prendre decisions, la planificació d’alguna dinàmica de grup o individual, si caldrà acompanyar-la d’algun refrigeri, les condicions de les instal·lacions... 

 

La realització de la reunió

Un cop s’ha planificat la trobada i se celebra la reunió fixada, cal tenir en compte els següents elements: 

- Tasques assignades. Per al correcte desenvolupament, és recomanable definir prèviament una persona que actuï com a secretari o secretària i una que actuï com a moderador/a. 

Secretari/secretària: serà l’encarregat/ada de complimentar l’acta apuntat allò rellevant que es va manifestant a la reunió, els acords que es van prenent, les intervencions de cada assistent... de forma breu i pràctica. S’encarregarà també de comprovar que durant la reunió es tractin tots els punts de l’ordre del dia i de tancar acta. Quan el document escrit hagi estat passat a net es podrà enviar a totes les persones convocades. 

Moderador/a: serà l’encarregat/ada de donar els torns de paraula als assistents. Els apunta i els cedeix per establir ordre i igualtat de temps per a expressar-se, així com decidir si es poden o no fer rèpliques. Aquesta persona també tallarà les converses paral·leles i posarà tranquil·litat si alguna discussió puja massa de to. Per altra banda, també controlarà el temps assegurant-se que es compleix l’horari previst i que no es passa al següent punt sense prendre abans un acord. En cas d’haver de detenir-se en algun tema pot buscar la manera de complir amb els “tempos” ja sigui canviant la dinàmica o posposant per a una altra reunió aquell punt, de manera que pugui tenir una millor planificació. 

Director o directora: a vegades hi pot haver un responsable de la reunió que sigui l’encarregat no només de preparar-la, sinó també de coordinar-la i de prendre decisions en cas que no s’arribi a un consens. De fet, el o la responsable de l’entitat, el/la coordinador/a de grup o el/la responsable de la comissió assoleix normalment aquesta funció, conjuntament amb el de moderador/a. 

Sigui el rol que sigui, la persona responsable de la reunió ha de tenir en compte una sèrie de característiques i disposar de determinades habilitats: 

1. Agrair la participació i aportacions de tothom, encara que no s’estigui d’acord amb una opinió.

2. Recollir les opinions i els suggeriments per a millorar el projecte i les reunions futures.

3. Ser capaç de sintetitzar les conclusions i els debats que s’hagin produït a la reunió recordant els compromisos i acords adoptats.

4. Introduir tocs d’humor. Afavorirà un ambient propositiu i actiu.

5. Evitar els monòlegs. Tot i que hi hagi persones amb més experiència que altres el/la responsable hauria d’evitar que alguns o ell/ella mateix/a acaparin la reunió ja que podria afectar negativament al clima positiu de comunicació i cooperació.

6. Conèixer els assistents. Saber les inquietuds, dubtes i intencions dels membres reunits permetrà a la persona responsable tenir una mirada més complexa i profunda, comprendre algunes manifestacions dels assistents i mostrar-se més proper alhora de transmetre indicacions. 

- Ser puntuals. La puntualitat és un valor important per a formalitzar la reunió i és important complir l’horari establert per afavorir la bona realització del conjunt de la trobada. 

- Introducció. A més a més de presentar els punts assignats a l’ordre del dia, es pot iniciar la reunió amb una introducció del responsable. Aquesta hauria de presentar els assistents, la temàtica i els objectius de la reunió i fer referència a reunions anteriors, en cas que sigui necessari. També es pot fer una dinàmica per a preparar posar en situació als assistents, aquesta dinàmica pot ser divulgativa, formativa, de coneixença... 

- Utilització de tècniques de grups i dinàmiques. Quan participen moltes persones és complicat prendre decisions, escoltar la veu de tothom, o simplement mantenir un ordre. La realització de subgrups per decidir o apuntar propostes facilitarà una major participació i implicació, i per altra banda, utilitzar dinàmiques formatives, de coneixença, de distensió, etcètera, ens ajudarà a fer la reunió més entretinguda, activa i còmode. 

 

L’avaluació de la reunió

Tota acció és avaluable, també les reunions. Aquesta fase ens donarà eines per a millorar de cara al futur. No obstant això, hem de tenir en compte la tipologia de reunió per acordar una avaluació d’acord amb les seves característiques i necessitats. Per exemple, les reunions de grups de monitors/es o les reunions de zona/territori/demarcació no cal avaluar-les individualment, sinó en bloc a final de trimestre o de curs. En canvi, les reunions de famílies, les assemblees, les reunions avaluatives trimestrals, poden contenir una part valorativa al final de la trobada.

Podem valorar ítems com: l’acompliment dels timings i objectius, si tothom se sent escoltat i participatiu, si hi ha assertivitat i escolta activa entre els participants, si l’assistència a les reunions és bona, si la reunió ha estat productiva...

 

* Article publicat a l'Estris 222 com a Manual.

ETIQUETES

Esplai Escoltisme