OPINIÓ

Director del Servei Colònies de Vacances de la Fundació Pere Tarrés

02.10.18
La gestió a les entitats de lleure

Temps de lectura: 3 minuts

La gestió és un element que apareix a tota activitat humana: per més diverses que siguin les empreses, les entitats, les plataformes... tota organització, complexa o senzilla, ha d’atendre a uns procediments mínims de gestió.

Cal tenir en compte que la gestió és un element que influeix directament en la qualitat d’allò que fem. Podem ser molt bons en organitzar activitats, podem fer-ho, a més, amb un alt nivell educatiu i pedagògic... però és igualment important que ho fem seguint uns processos definits i clars a nivell de gestió.

Què entenem quan parlem de gestió?

Tal i com fem a nivell pedagògic, la gestió d’una entitat també ha de contenir uns elements de planificació, realització i avaluació. Com tota acció, gestionar implica buscar la consecució d’uns objectius i actuar (planificant, realitzant i avaluant) per tal d’assolir-los.

Els objectius que pot perseguir la gestió de la nostra entitat de lleure poden ser, per exemple, els d’incrementar la qualitat de la nostra acció, aconseguir la sostenibilitat econòmica, incrementar la participació,etc. Des d’un punt de vista teòric, gestionar és fixar uns objectius clarament definits en el temps i l’espai, organitzar tots els recursos humans i materials segons una metodologia de treball adient i eficaç, i controlar els resultats obtinguts de manera que es puguin introduir les correccions necessàries per a assolir els objectius en les millors condicions d’eficàcia.

Tipus de gestió

Quan parlem de gestió, podem diferenciar entre diverses tipologies, segons el recurs que pretenem treballar de forma més directa. Així, podem parlar de gestió organitzativa, gestió administrativa / secretaria, gestió econòmica, gestió de persones i recursos humans, i gestió de la comunicació.

Gestió organitzativa

Es refereix a tot allò que fa referència a la gestió de les tasques, des de la planificació, la presa de decisions i els mecanismes de què disposem per tal d’assignar persones a diverses funcions:

1. El dibuix de l’organigrama

És interessant disposar d’un dibuix on es vegin clares les diferents tasques. És especialment útil tenir un organigrama consensuat per poder-lo mostrar als monitors/es que s’incorporen al centre i també per resoldre situacions de conflicte que es poden originar.

2. Comissions, coordinadors, responsables,...

Les entitats de lleure utilitzem diversos mecanismes participatius i funcionals: comissió de material, responsable de la música, coordinador de web... És important tenir clares aquestes tasques i disposar d’una definició per cada una d’elles. A més, cal que aquestes comissions, responsables, etc. constin en l’organigrama!

3. Com es prenen les decisions?

En relació a la gestió organitzativa, cal tenir molt clar com i de quina manera es prenen les decisions: evidentment, una entitat de lleure, ha de ser una organització participativa, en què algunes decisions es poden prendre en el marc d’una assemblea, però sempre haurem de comptar amb el suport de les persones que ostenten la responsabilitat i titularitat de la nostra entitat.

4. Quan ens reunim?

Un bona pràctica és comptar amb un calendari de reunions definit i establert (conegut i acceptat per tothom). Cal que fixem les reunions amb antelació, que explicitem els temes que hi tractarem (ordre del dia), que fixem l’hora d’inici i final (i que mirem de ser puntuals), i que mirem de fer les reunions dinàmiques.

5. Calendari d’activitats... però quan ho preparem i ho avaluem?

És evident que ens cal un bon calendari d’activitats: definit, establert i conegut per les famílies participants. Però a l’hora de fixar calendaris, cal que també programem les dates de planificació de les activitats i d’avaluació de les mateixes. És important també comptar amb una bona estimació del temps que ens portarà aquesta feina.

Gestió administrativa / secretaria

Fa referència a tota aquella gestió de tipus documental, d’arxius, de paperassa i,... fins i tot, un pèl burocràtica.

1. Tenim un bon arxiu?

Arxiu organitzat i clar. Cal disposar d’un espai (necessàriament ampli) on poder emmagatzemar tota la documentació. Alhora, hem de comptar amb recursos físics, com ara prestatgeries, arxivadors, caixes d’arxiu... per poder tenir-ho organitzat i fàcil de trobar. Aquest arxiu ha de comptar amb les condicions de seguretat adients, ja que pot contenir documentació que exposi dades de caràcter personal.

Seria bo disposar d’una estructura d’arxiu: una mena d’índex que permeti que, d’una manera ràpida, sapiguem on convé arxivar cada document.

2. Emissió de certificats, cartes...

Com a entitat, sovint haurem d’enviar cartes, emetre certificats... Alguns consells que cal tenir en compte per fer-ho:

Cal que continguin la data de la seva elaboració.
Cal vetllar per la seva presentació, ortografia, claredat d’exposició i mirar de mantenir un estil uniforme.
Cal estar alerta de la informació que contenen, no podem adoptar compromisos o donar informacions que no són segures o no estan consolidades.
Cal que portin la signatura i el segell de la persona que és responsable del centre: no pot signar les cartes tothom!

3. Actes de les reunions

Una de les tasques derivades de la gestió administrativa i de secretaria, és la realització d’actes. És important documentar tot el que es parla i s’acorda en una reunió. Una acta, com a mínim, ha d’incorporar:

Títol o referència de la reunió.
Data, hora i lloc de realització.
Assistents presents a la reunió i persones excusades.
Punts que es tracten a la reunió.
Desglossament i explicació de cada punt tractat amb indicació dels acords presos.
Signatura de la persona que ha redactat l’acta (en general, la persona que fa de secretari).

4. Per demanar quelcom... Fem una instància?

Sovint, ens trobem amb la necessitat de sol·licitar permisos o fer demandes a administracions o a diversos agents. Imaginem que tenim la necessitat de disposar d'un espai municipal per a realitzar una activitat. Per sol·licitar l’autorització d’ús d’aquest espai, haurem d’elaborar i adreçar un document a tal efecte, que s’anomena instància.

Gestió econòmica

És, sens dubte, una de les qüestions més significatives i rellevants de l’àmbit de la gestió.

1. Fem un pressupost?

Per dur a terme una bona gestió econòmica, ens cal realitzar una bona planificació de la mateixa. Cal que, a principi de curs o a principi d’any, fem l’esforç de preveure quins seran (o quins han de ser) els nostres ingressos i preveure quines seran (o quines poden ser) les nostres despeses.

Fer un pressupost, però, no és suficient si, durant la resta de l’any, no en fem una actualització i seguiment! Cal que, a mesura que avanci el curs o l’any, anem seguint l'evolució: Ens hem desviat del pressupost? Hem ingressat tot el que prevèiem? Podem continuar gastant com prevèiem?

2. Registre d’ingressos i despeses. Previsió de la tresoreria

Una de les tasques més importants pel que fa a la gestió econòmica és portar un control i un registre d’ingressos i despeses. De nou, preparar una taula de càlcul ens servirà per poder fer millor aquesta feina. Cal que detallem la data, l’import, el concepte, el número de document, l’activitat a què pertany...

A banda d’aquest registre d’ingressos i despeses, caldrà que també fem un registre dels pagaments i “cobraments” que ens permeti veure i preveure quines necessitats de tresoreria (diners en efectiu) tenim com a entitat.

3.Comptabilitat de partida doble i gestoria

En funció de la dimensió de la nostra entitat, ens caldrà dur un sistema de comptabilitat de partida doble (més enllà d’un registre d’ingressos i despeses o llibre de caixa). Podem comptar amb programari informàtic lliure de gestió i/o contractar els serveis d’una gestoria, especialment si hem d’atendre obligacions fiscals.

4.Obligacions fiscals

Depenent de la tipologia de la nostra entitat, del seu volum d’ingressos i despeses, haurem d’estar atents a les obligacions fiscals que correspongui.

Anualment haurem de presentar diverses declaracions a l’administració d’hisenda, presentació d’impostos, etc. segons cada cas.

Gestió de persones i recursos humans

En el cas de la majoria de centres d’esplai de cap de setmana, els recursos humans són de caràcter voluntari, però tot i això, estem obligats a fer una gestió de qualitat d’aquest recurs.

1. Pla de formació

Cal que cada entitat disposi d’un pla de formació. Independentment de disposar o no de les titulacions necessàries de monitors/es i directors/es, cal que tinguem clar que els recursos humans de la nostra entitat han d’estar formats. La formació d’un bon educador ha de tenir caràcter continu.

2. Plans d’acollida i acompanyament

És bo tenir definit de quina manera tractem la incorporació de nous monitors a l’equip i com acompanyem aquesta persona per tal que la incorporació a l’entitat sigui fàcil.

Gestió de la comunicació

Com i de quina manera ens dirigim a l’exterior? Què cal explicar de nosaltres i de quina manera?

1. Edició i realització de tríptics, pamflets, cartells...

Per promocionar les nostres activitats, sovint realitzem tríptics, cartells, pamflets,etc., que contenen la informació promocional de les nostres iniciatives. Quan fem aquests documents, ens cal tenir en compte alguns detalls:

Cal vetllar perquè tinguin un disseny atractiu i que aquest disseny reflecteixi allò que volem comunicar. Ens cal pensar a qui adrecem la comunicació: Pares/mares? Infants? Joves?
Cal vetllar per l’ortografia i la claredat d’exposició.
Cal estar alerta de la informació que contenen: no podem adoptar compromisos o donar informacions que no són segures o no estan consolidades.
Cal que portin, si n’hi ha, condicions de caràcter tècnic: preu, places limitades, terminis de pagament, condicions d’anul·lació...
Cal que hi consti d’una manera clara qui és l’entitat organitzadora.
Podem incloure el logotip de les entitats a les quals pertanyem: el logotip de la Parròquia (Pertanyem a:), el logotip de la Federació (Estem federats a:), el de la Direcció General de Joventut (Estem censats a:),etc. I alhora hem de tenir en compte que, si l’activitat està subvencionada, s’hi ha d’incloure el logotip de l’entitat o administració que ho subvenciona i encapçalar-ho amb el text: “En conveni amb:” o “Subvencionat per:”.

2. El logotip i la imatge de la nostra entitat

És bo comptar amb un logotip que ens identifiqui com a centre i utilitzar-lo en totes les documentacions i elements gràfics que tenim. Si ho fem, i ho fem de manera constant, ajudarà a identificar la nostra entitat amb el nostre logotip i, amb el temps, podrem dir que disposem d’una “marca” determinada. Així, quan ens veuran amb una samarreta o una gorra amb el logotip, ens identificaran amb el nostre centre d’esplai.