OPINIÓ

Guillem Codorniu

Historiador especialitzat en arxivística i gestió de la documentació

09.09.19
La gestió de la documentació en les entitats de lleure

Temps de lectura: 3 minuts

Què aporta una bona gestió documental a la nostra entitat?

Quins beneficis obtindrem si implantem un sistema de gestió de documents en la nostra entitat?

• Conservar, controlar i preservar tant l’aspecte físic com el contingut intel·lectual dels documents.
• Recuperació ràpida i eficaç de la documentació.
• Disposar de la documentació essencial a partir d’eliminar documentació innecessària.
• Eficiència en l’organització del dia a dia
• Prestigi, excel·lència i qualitat en la gestió documental tant interna com externa.

Treballar científicament l’àmbit de la gestió documental en el camp de les associacions i de les entitats de lleure és una iniciativa poc treballada o pionera. Això ens ha de permetre conèixer molt la documentació i la història organitzativa d’una de les branques de teixit associatiu més estesa al nostre país.

 

Abans de tot, què cal saber?

1. El document: és el conjunt d’informació fixada en un suport material (paper, magnètic, òptic o digital). Hem d’aconseguir que els documents siguin autèntics, íntegres, fiables, usables i accessibles. 

2. L’expedient: conjunt de documents ordenats de forma cronològica segons el seu procés de creació. Aquests disposen d’un codi que ens descriurà què hi trobarem en ell. És únic i irrepetible. 

3. Les unitats d’instal·lació (caixes d’emmagatzematge): són les caixes on es guarden els expedients. Aquestes seguiran un ordre correlatiu, és a dir, començarem per la caixa 1 fins a infinit.

 

Cicle de vida dels documents

Els documents, com les persones, també viuen unes “etapes”, concretament en són 3: fase activa (0-5 anys), fase semiactiva (5-30 anys) i fase històrica (+30 anys).

Per adaptar-nos a les necessitats documentals reals de les entitats, s’ha suggerit la següent proposta:

• F. Activa (0-1 any): documentació que tindríem a la secretaria o oficina de l’entitat.
• F Semiactiva (>1-10 anys): documentació que la trobaríem a l’arxiu central.
• F. Històrica (+10 anys): documentació que la tindríem a l’arxiu històric.

 

L'arxiu

És l’edifici o espai en què s’hi diposita la documentació. Per a una millor organització dels espais de les entitats de lleure, és recomanable disposar únicament de 2 espais, un per a la documentació activa (la secretaria) i un per a la documentació semiactiva i històrica (una sala d’arxiu). 

 

De quines eines cal disposar?

Feta aquesta introducció teòrica, caldrà conèixer les eines bàsiques i essencials que utilitzarem per a treballar en el dia a dia: el Quadre de Classificació i l’Inventari d’expedients / Base de dades. 

1. Quadre de Classificació (QdC): és l’instrument que ens permet visualitzar d’una forma lògica i clara com s’ha d’organitzar la documentació. És una estructura que agrupa tant les funcions com les activitats de l’organització.
    
2. Inventari d’expedients / Base de Dades (BB.DD): per conèixer els expedients que tenim a l’arxiu, i per no tenir-ne de repetits, és aconsellable generar un inventari. Per fer-ho tenim diverses opcions, la més comú és la BB.DD. Com més informació contingui més dades dels expedients tindrem.
    
3. Altres materials: per complementar la pràctica de gestió documental es disposen d’altres eines (manual de gestió documental, eina de gestió del quadre de classificació, fulls de transferència, sol·licitud de documents, eliminació de documents...). D’aquests, concretament el manual i l’eina de gestió, ens descriuen de forma detallada i precisa com treballar la documentació de l’entitat.

 

Com classifiquem la documentació? Passos a seguir

Amb el QdC i l’inventari / BB.DD d’expedients ja ens podem posar a treballar. Per classificar la documentació caldrà seguir els següents passos: 

1. Conèixer el document i avaluar-lo: haurem de classificar el document dins d’alguna de les entrades del Quadre de Classificació. Un cop classificat, l’haurem d’avaluar, que consisteix en eliminar possibles documents innecessaris, com per exemple les fotocòpies. També és aconsellable treure les grapes i les notes/“post-its”, ja que aquestes fan malbé els documents. 

2. Donar un codi a l'expedient: com ja hem dit anteriorment, donarem un codi a l’expedient, que serà únic i irrepetible. El codi està format per: 

- Codi alfanumèric del QdC + Nom de l’expedient + Any que s’ha generat l’expedient:

i. I102-CAMPAMENTS 2 / 2015 à L’expedient conté documentació d’Inscripcions d’Estiu (I102), concretament del grup de Campaments 2, de l’estiu 2015.

ii. H103-32è ANIVERSARI / 2015-2016 à L’expedient conté documentació d’Activitats Anuals (H103), concretament del 32è Aniversari, del curs 2015-2016. 

3. Registrar l'expedient: caldrà introduir l’expedient que hem generat al full d’inventari / BB.DD d’expedients. 

4. Introduir l’expedient a la caixa d’emmagatzematge: l’introduirem a la caixa que estigui buida (caldrà anotar al registre on el guardem). Les caixes s’han d’anar omplint una per una. En el cas de no disposar d’espai se n’obrirà una de nova.

 

Tractament de la documentació electrònica

Tot i que el suport de la documentació en paper i l’electrònica siguin diferents, aquesta es treballarà i es classificarà de la mateixa manera; únicament canviarà l’espai on la treballem.

És indispensable disposar d’una memòria externa (disc dur extern) per emmagatzemar tota la documentació que genera la nostra entitat. En aquest disc dur hi haurem de reproduir, en forma de carpetes, el Quadre de Classificació de l’entitat. A partir d’aquí, crearem nous expedients (subcarpetes) on hi introduirem la documentació (el fitxer electrònic).

Igual que codifiquem els expedients, i en aquest cas les carpetes, també haurem de donar un nom als fitxers/documents electrònics. Presentem un exemple de cada: 

• Expedient: A101_IDEARI_DE_L_ESPLAI_2015
• Document: 2015_12_11_ER_ACTA
  1. Data del document (any_mes_dia) + expedient que pertany + tipologia de document

Com podeu observar, per separar les paraules utilitzarem la “_”.

 

Els encarregats de treballar la documentació: la Comissió Arxiu

Els encarregats d’implantar aquesta metodologia de treball serà la Comissió Arxiu, una comissió que tindrà les següents funcions:

1. Implantar les eines presentades i vetllar pel seu bon funcionament.
2. Realitzar tasques de classificació, ordre, neteja i eliminació d’expedients.
3. Actualitzar, sempre que sigui necessari, les eines que s’utilitzen per gestionar la documentació segons el context de l’entitat.
4. Conscienciar sobre els beneficis que aporta una bona gestió de la documentació a la resta de membres de l’entitat.

Aquesta comissió serà coordinada per un dels seus membres, que tindrà el rol d’Arxiver de l’entitat.

 

* Article publicat a l'Estris 213 com a Manual.