Contingut

Què entenem per relacions institucionals?

Els nostres centres d’esplai o agrupaments són entitats que es relacionen amb diversos agents.

Per a una empresa, és molt important tenir identificats els diferents agents o, com s’anomena en l’argot empresarial, els grups d’interès. En aquesta relació hi apareixerien categories com clients, proveïdors, treballadors, finançadors, empreses competidores, entre d’altres.

Pensant en la nostra entitat de lleure, si féssim l’exercici de llistar o enumerar els diferents col·lectius amb els quals ens acostumem a relacionar, evidentment, en primer lloc, hi apareixerien els usuaris i els participants de les nostres activitats. També hi haurien de constar, d’una manera diferenciada, les famílies d’aquests participants i també el conjunt de voluntaris i voluntàries (monitors/es o caps de l’agrupament) que en formem part.

En aquesta relació, finalment, ens adonaríem que apareix una categoria rellevant que inclouria el conjunt d’altres entitats, organitzacions, administracions... amb les que la nostra entitat acostuma a relacionar-se.

Per a cada col·lectiu, les estratègies, les comunicacions i la periodicitat són molt diferents i diverses. Però en aquest manual volem fer una aproximació a la relació amb aquest conjunt d’organitzacions i institucions que, malgrat ser considerades externes, també expliquen l’acció de la nostra activitat.

Així, entenem el concepte de “relacions institucionals” com el conjunt d’accions, comunicacions, connexions i lligams que mantenim amb les organitzacions que formen part del nostre entorn més immediat i també en com i de quina manera les orientem per assolir els objectius que ens plantegem.

Amb quines entitats/institucions ens relacionem?

Cal reconèixer que les entitats de lleure acostumen a tenir una mida petita o mitjana, especialment, si les comparem amb grans institucions o corporacions. Per tant, el criteri de relació ha de fonamentar-se, sobretot, amb el criteri de proximitat amb el nostre entorn: barri, municipi, entre d’altres. (Per exemple: si el nostre centre d’esplai forma part d’un municipi petit, no té sentit que busquem mantenir relacions amb una entitat d’abast nacional).

També cal entendre i situar bé quin és el nostre camp d’actuació. Els centres d’esplai i els agrupaments escolta són entitats que treballen des del voluntariat per a la infància i l’adolescència, des de l’educació i que estan emmarcades dins de les polítiques juvenils.

 Per últim, és necessari poder orientar les nostres relacions institucionals segons la intencionalitat o les finalitats que perseguim. (Per exemple: si busquem reconeixement, caldrà cercar la manera de relacionar-nos amb l’administració local).

 Així doncs, i tenint en compte els elements que s’han citat, es podria establir la següent classificació. Aquesta no és excloent i, per tant, es repeteixen les diferents entitats:

 Relacions de proximitat:

• Entitats del barri de qualsevol índole.
• Escoles, col·legis i instituts.
• Consells de barri o de municipi.
• Regidories o serveis municipals.

 Segons els camps d’actuació:

• Juvenil: consells de joventut, grups de joves, altres entitats juvenils, plans locals de joventut...
• Voluntariat: entitats que també es fonamentin amb voluntariat.
• Infància i adolescència: escoles, col·legis i instituts, AMPAs...

 Segons la intencionalitat:

• Reconeixement i finançament: administracions públiques (ajuntaments, regidories, consell comarcal...), entitats privades que financen projectes...
• Presència al barri i activitats conjuntes: altres entitats, institucions educatives...
• Defensa de plantejaments o necessitats: consells de barri, municipals...
• ...

Què en podem esperar?

Les relacions institucionals han d’estar orientades i han de perseguir una o diverses finalitats.

No té sentit “relacionar-se pel simple fet de fer-ho”. Cal tenir present, que participar en entitats i col·lectius diversos implica temps i dedicació. Per aquest motiu hem de tenir molt i molt clar els resultats que en podem esperar.

En la classificació anterior, es proposen una sèrie d’elements sobre la intencionalitat amb les quals bastir aquestes relacions. Ara ho formulem a tall d’objectius:

• Obtenir un major reconeixement com a entitat, aconseguint prestigiar-la.
• Disposar de mecanismes per a la resolució de conflictes i incidències amb les quals ens puguem trobar (a partir de compartir-ho amb les altres entitats).
• Defensar plantejaments o proposar iniciatives que beneficiïn un conjunt.
• Estar més informats de les novetats que puguin esdevenir-se al nostre entorn (convocatòries de subvencions, noves normatives...).
• Poder comptar amb aliances en el cas que ens proposem organitzar activitats conjuntes o necessitem col·laboracions per activitats pròpies (cessió de materials, espais...).

De vegades, però, i segons l’estat de la nostra entitat i el moment en què ens trobem, potser el plantejament de les relacions pot perseguir, només, la finalitat de “mantenir els contactes i estar assabentat del que passa” sense voler tenir un paper massa actiu.

Com ens organitzem a la nostra entitat per afrontar-ho?

Hem d’entendre que dur a terme aquesta acció de relació institucional comporta hores i certa feina. Per tant, convé que ens organitzem per realitzar-la satisfactòriament. Us proposem alguns elements a incorporar:

• Figura de delegat de “Relacions Institucionals”: Trobar una persona a l’equip que se n’ocupi. Potser podem dotar una tasca més de responsabilitat o “petita comissió” que se’n faci càrrec.
• Base de dades o directori: Un altre element a tenir en compte és el de disposar una base de dades o petit directori amb els contactes amb els quals ens relacionem. Potser podem elaborar un full de càlcul dins del nostre sistema d’arxius online que reculli aquesta informació.

Un exemple de taula podria ser:

Organització / institució

Dades de contacte genèriques de la institució

Persona/es de contacte i càrrec

Dades de contacte de la persona

Finalitat o elements amb els quals ens relacionem

• Els mecanismes de retorn a la nostra entitat: Convé establir un mecanisme de retorn de la informació i/o temes de debat que s’aborden en cada una d’aquestes relacions. És important fer-ne partícip a l’equip periòdicament. Una fórmula possible és la d’afegir un punt estable a cada una de les reunions per conèixer les novetats al respecte.
• Consens a l’hora de fixar els criteris: Caldrà que com a equip i entitat consensuem els posicionaments i criteris d’actuació. D’aquesta manera, quan ens demanin o ofereixin possibilitat de col·laboració o d’interlocució serà més fàcil saber quina opció cal adoptar.

La dimensió comunicativa de les relacions institucionals

Una manera de posar en valor i, també, treure un cert profit d’aquesta feina és comunicar-ho públicament.

Que els diferents agents relacionats amb la nostra entitat coneguin que som una organització que ens relacionem amb diversos agents, ens prestigia i dona encara més valor a la feina que fem.

En aquest sentit, presentem dues propostes:

• Comunicar-ho: Al nostre web podem mantenir un espai permanent en què s’exhibeixin els logotips i referències de les diferents entitats o organitzacions amb les quals ens relacionem. També podem optar per fer una piulada o un post en les diferents xarxes socials de l’entitat quan participem en alguna reunió o fem alguna acció concreta.
• Mantenir a les entitats i interlocutors informats de la nostra acció: També podem plantejar-nos utilitzar el directori d’entitats i organitzacions amb les quals mantenim relació per enviar-los periòdicament informació sobre la nostra entitat ja sigui des de les promocions d’activitats fins a la nostra memòria d’activitats o passant per la felicitació de Nadal o altres comunicacions.

La comunicació sempre ha de ser una variable present en tot allò que vulguem proposar-nos.

Alguns perills en els quals convé no caure

Per últim, apuntem alguns elements rellevants als quals hem de prestar atenció per no confondre l’acció de “relació institucional” i interpretar erròniament algunes qüestions:

• Perdre de vista el focus de la nostra entitat: És molt important tenir clar que com a entitat de lleure, el nostre focus principal és l’acció educativa en el lleure vers els infants. Tota aquesta acció de relació institucional no pot fer-nos “dedicar” més temps del que és necessari. I, en cap cas, no ha de “prendre’ns temps” del que ens és propi.
• No al politiqueig: Alerta en caure en el politiqueig i en els plantejaments de caràcter partidista. Mantenir relacions amb una regidoria o un ajuntament no ha de voler dir adherir-se als plantejaments polítics del partit que ocupi la responsabilitat de govern. El nostre centre d’esplai o agrupament ha de relacionar-se com a entitat amb la institució i amb l’administració i no amb el partit de torn. I ha de ser crític, en positiu i en negatiu, segons cada acció de govern o proposta plantejada i no en funció de qui l’estigui liderant. No podem permetre’ns que el nostre centre d’esplai o agrupament sigui “catalogat” amb una ideologia partidista.
• No tractar com a aliè aquell que és intern: En tots els exemples posats, no s’ha citat a la “federació o moviment”, “la zona o territori de la que formem part”, la parròquia o institució que és titular del nostre centre. Cal no confondre les entitats alienes amb les quals són pròpies.
• Estabilitat i coherència amb el criteri d’actuació: És bo que, com a entitat, puguem mantenir uns criteris i principis estables d’actuació, per evitar ser imprevisibles o fer la sensació que actuem amb favoritismes. Quan valorarem propostes, ho farem des de la perspectiva dels criteris que hem establert: Tenim disponibilitat? Té sentit? S’alinea amb els objectius del curs? Va en línia del nostre ideari? I no en funció de l’entitat o organització que ens ho proposi.