Contingut

Sempre és un repte preparar una excursió de tot un cap de setmana: trobar el lloc adient, el transport, el pressupost, tota la logística... A continuació disposeu d’una breu guia orientativa sobre tot allò que cal tenir en compte quan preparem una excursió d’aquestes característiques.

El pressupost

Heu de començar definint un pressupost. Per tal de garantir una bona gestió econòmica de l’entitat, caldria disposar d’un pressupost de curs on quedi reflectida la política econòmica de l’entitat. Aquesta política ha de respondre algunes preguntes clau: disposem o no d’un sistema de beques internes, què fem amb els diners que rebem de subvencions públiques, quin percentatge de les quotes dels infants destinem a cada activitat?

El pressupost no és més que una aproximació del que calculem que costarà l’activitat i els possibles ingressos que rebrem. Per tant, hem de fer una estimació de:

1. Nombre de participants (cal ser realistes: revisar l’històric d’excursions anteriors ens pot ajudar a fer una aproximació més acurada.)
2. Membres de l’equip que hi participaran
3. Material que caldrà adquirir
4. Transport
5. Cost de la casa o del campament
6. Altres despeses

Què passa si el que pressupostem ens dona un balanç negatiu o si la realitat final ens genera pèrdues? La resposta és simple: no passa res si una activitat en concret genera pèrdues, sempre que el balanç final de tot el curs sigui positiu o igual a zero.

En funció de com visualitzeu l’excursió, el centre segurament haurà de subvencionar-ne una part per oferir un preu assequible a les famílies.

El lloc de pernoctació

Un cop coneixeu el pressupost, cal decidir on marxeu. És recomanable cercar la instal·lació com més aviat millor, procurant reservar totes les localitzacions a l’inici del curs. Per ajudar-vos a cercar podeu fer ús de les eines següent:

1. Historial propi, és a dir, aquells llocs que heu visitat en cursos anteriors i us han convençut o amb els quals ja teniu una relació de confiança que us pot aportar flexibilitat, un gran tracte...
2. Serveis de recerca i contractació, com el Servei de Colònies de Vacances de la Fundació Pere Tarrés o empreses del sector, moltes de les quals disposen d’ofertes o descomptes interessants per a entitats de lleure.
3. Plataformes públiques de valoració de cases de colònies, que a més us permetran conèixer l’experiència d’altres entitats com la vostra en aquell lloc, la seva valoració, i un cop finalitzada la vostra estada podreu deixar la vostra aportació (com La Llitera).
4. Sempre podeu teixir xarxa amb altres centres i agrupaments i demanar nit als seus locals!

Dit això, però, què cal tenir en compte?

• Tipus d’instal·lació: més enllà de les cases, existeixen alternatives com càmpings, refugis, terrenys d’acampada, locals d’altres entitats...
• Accessibilitat de la instal·lació: cal conèixer les diferents opcions, si n’hi ha, per poder arribar fins al lloc de l’excursió. Sempre és recomanable, i facilitarà la logística, poder anar a ubicacions que es trobin ben connectades amb el transport públic. Valoreu el preu de les tarifes que hauran d’assumir els participants. Si viatgeu amb autocar, penseu en la quantitat de quilòmetres que voleu realitzar, ja que el quilometratge afecta el preu final del servei. Més enllà dels diners, cal valorar la distància: també és important tenir en compte el temps que destineu de transport fins al lloc de l’excursió. Un viatge excessivament llarg us pot fer perdre temps d’activitats i jocs.
• Àpats: a les cases de colònies cal saber si voldreu pensió completa, mitja pensió o si opteu per una instal·lació amb dret a cuina (cuinareu vosaltres mateixos). Cada variable implica un preu diferent, però de nou, l’aspecte econòmic no és l’únic que cal valorar a l'hora de prendre aquesta decisió. Per exemple, també cal plantejar-se la logística d’haver de cuinar àpats per a tothom (compra, transport i conservació dels aliments).
• Espais i altres aspectes de la instal·lació: podeu valorar també si us agrada l’entorn, l’estil de la casa o terreny...

La bestreta

Si opteu per una casa de colònies o terreny d’acampada, la majoria us demanaran formalitzar la reserva. En la majoria dels casos, haureu de revisar que el contracte s’adapti a les vostres demandes: dades del centre, nombre de participants...

Segurament caldrà abonar el 30 % de l’import total per avançat: d’això en diem la bestreta i és fonamental per formalitzar la reserva. Cal seguir els terminis establerts pels gestors de la instal·lació. Una bona praxi, i que segurament també us demanaran, és enviar el comprovant de pagament de la bestreta.

IMPORTANT: Cal guardar i custodiar bé tota la documentació de caràcter legal o econòmic. Us podrà facilitar futures gestions o la resolució de problemes. L’organització és clau en la bona gestió!

El transport

Podeu optar pel transport públic o per serveis de transport privat. També podeu fer algunes combinacions de les dues opcions anteriors o intentar cercar la col·laboració de les vostres famílies a l’hora de recollir o portar els participants fins al lloc de l’excursió. Aquesta darrera opció dependrà del vincle i el grau d’implicació de les famílies amb l’entitat i del vostre coneixement sobre la seva situació socioeconòmica. Si escolliu aquesta darrera opció, cal garantir que cap infant no es quedarà sense transport.

En el cas de viatjar en transport públic procureu contactar prèviament amb les empreses gestores del servei per tal que us informin adequadament dels horaris i els preus, ja que és important evitar informació desactualitzada. I sempre podeu intentar reforçar la línia amb més transport si es considera necessari per al volum del vostre grup.

Cal mantenir una comunicació fluida amb

• Les famílies: cal informar-les amb temps de l’excursió i facilitar-los tota la informació (què han de portar els participants, on anireu, el preu de l’activitat, mitjans de pagament...). Cal establir també terminis per confirmar l’assistència a l’activitat, ja que això afectarà la reserva de l’allotjament i el transport.

Sobre el preu de l’activitat, recordeu que el centre pot subvencionar (si disposeu d’una política econòmica elaborada) part del preu final de l’activitat, i que aquest preu ha d’incloure el cost de l’equip de monitors, el cost dels participants, el transport i els àpats, si els feu vosaltres.

• Amb les persones gestores del lloc de pernoctació: podeu posar-vos-hi en contacte un parell de setmanes abans de la sortida per recordar que hi anireu. Amb una setmana de marge, hauríeu de comunicar el nombre final de persones que hi pernoctareu, els horaris d’arribada i sortida que calculeu, si fareu mitja pensió o pensió completa i si algun participant té al·lèrgies o intoleràncies.

Per descomptat, al llarg de l’estada, caldrà que seguiu mantenint aquesta comunicació amb el personal de la casa per tal d’evitar malentesos, conèixer les normes de la instal·lació i poder establir una relació de convivència profitosa per a ambdues parts.

La previsió meteorològica

Consulteu la previsió els dies abans de l’excursió. No només cal fixar-se en si hi haurà ruixats o tempestes, cal també analitzar les temperatures. Això és fonamental per poder avisar a totes les persones participants i recomanar portar més o menys peces d’abric, roba impermeable... També caldrà estar atents als avisos d’organismes públics de risc d’incendi, vent, nevades o altres inclemències climàtiques destacades que poden afectar l’activitat i les condicions de seguretat.

Què incloem al dossier de l’excursió

Els objectius

L’excursió, tot i ser una activitat diferent d'una tarda d’esplai, segueix sent una activitat de lleure educatiu i, com a tal, cal que aquesta respongui a uns objectius pedagògics. En el manual del número 243 de la revista Estris podreu trobar una explicació detallada sobre com fixar objectius amb èxit!

L’horari

El material

Les activitats

La documentació

Reviseu que disposeu de tota la documentació necessària per a l’activitat. Com sempre, cal revisar que no us manca cap document important:

• Autoritzacions
  • Autorització de l’activitat
  • Autorització d’administració de medicaments (si cal)
• Drets d’imatge
• Fitxa mèdica
• Targeta sanitària
• Assegurança que inclogui totes les persones assistents

Cal fer un seguiment d’aquelles famílies que han pagat l’excursió i d’aquelles que encara ho tenen pendent.

Pla B

Atenció! Sempre és bo disposar d’una alternativa per si plou o passa res imprevist. Hi haurà activitats que fàcilment es podran traslladar a l’interior i d’altres que no. Cal tenir alternatives: jocs d’interior, dinàmiques de grup o tallers. En cas de no fer servir aquestes alternatives, les podreu utilitzar més endavant o en altres sortides.

No oblideu afegir-hi també tots els aspectes que heu treballat prèviament: transport, ruta... I sobretot: el dossier cal compartir-lo amb tot l’equip.

Tenint en compte tots aquests elements, l’èxit de la vostra sortida està assegurat!